Benutzer Anlegen

Dieses Tutorial beschreibt wie Sie Benutzer anlegen können. Sie benötigen dazu Administratorenrechte im Wiki (Sie müssen Mitglied in der Gruppe Admin sein). Das Tutorial gilt für die Standard Authentifizierungs-Provider "Group Database" in JSPWiki: Das bedeutet das das Wiki seine eigene Benutzerdatenbank pflegt. Der cciServer enthält auch einen LDAP/ActiveDirectory Provider, der die Benutzerdatenbank von Windows nutzt. Für diesen Anwendungsfall müssen sie lediglich die Rollen im Wiki Pflegen, das Anlegen der Benutzer entfällt, da diese ihr Windows Login Nutzen können.

Überblick#

Allgemein gilt folgende Vorgehensweise:

• legen Sie zuerst die Berechtigung für einen Benutzernamen an
• legen Sie danach erst ein Account für den Benutzer an.
• Können Sie sich mit dem Account erfolgreich einloggen, sollte auch der Benutzer keine Probleme mehr haben.
• Schicken Sie dem Benutzer eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten und einem Anfangspasswort
• Der Benutzer sollte unbedingt später sein Passwort ändern.

Nutzen Sie LDAP/ActiveDirectory entfällt das Anlegen des Benutzers. Die Autorisierung erfolgt jedoch weiterhin über das Wiki. In diesem Fall müssen Sie nur die Windows Loginnamen in die Gruppe Editor eintragen.

Benutzer könnten sich einen Account auch selbst anlegen, eigentlich ist das nicht schwierig. Aber in Privaten Wikis muss genau darauf geachtet werden ob der Benutzername mit dem Rollennamen übereinstimmt, und ob evtl. schon einmal ein Account von diesem Benutzer angelegt worden ist. Unsere Erfahrungen haben daher gezeigt da man Verwirrung vermeidet, wenn das anlegen durch denjenigen erfolgt, der auch die Berechtigung vergeben hat. Dieser benachrichtigt den neuen Benutzer anschließend per Mail über sein neues Login mit der Bitte, das Default Passwort zu ändern.

Berechtigung Anlegen#

Überlegen Sie sich, welchen Benutzernamen Sie für jemanden vergeben möchten. Es gibt zwei identifizierende Elemente, die Beide ausgefüllt werden müssen.

• Loginnamen - Nuveon Konvention ist 1Buchstabe Vorname + Nachname, alles klein -> z.B. "mmeier"
• Wikiname - Nuveon Konvention ist Vorname und Nachname ausgeschrieben in CamelCase (also ohne Leerzeichen) -> z.B. "MaxMeier".

Der Wikiname wird in der Editierhistorie gespeichert und angezeigt, es ist daher wichtig, dass er ausgeschrieben ist.

Tragen Sie nun den Benutzernamen in eine Rolle ein, genauer gesagt in die Rollenliste. Sie finden den Link für die Rollenlisten im Editorial. (Gruppe wird für Rolle synonym verwendet). In einem Privaten Wiki ist dies entweder die Rolle Editor, falls der Benutzer schreiben darf, oder Visitor, falls er nur lesen soll. In Öffentlichen Wikis entfällt die Visitor Rolle, da für das lesen keine Berechtigung nötig ist. Sie können in die Berechtigung entweder den Loginnamen oder den Wikinamen eintragen. Wir empfehlen Ihnen, den Wikinamen einzutragen, da es für Sie später übersichtlicher ist, die Rollen zu verwalten.

Nun können Sie das Account anlegen. Dabei werden Sie als der Benutzer "Eingeloggt" -> dies ist der Lackmustest ob die Berechtigung funktioniert und erspart ihnen und dem neuen Benutzer Ärger. (Falls sie über ActiveDirectory authentifizieren, entfällt diese Aufgabe -> das Login ist das "Windows Login".)

Editorial enthält Links zu den Gruppen/Rollenmasken: Admin, Editor oder Visitor

Wikinamen als Editor hinzufügen

Account Anlegen#

Nun legen Sie ein Account für den neuen Benutzer an. Dabei "tun sie so" als wollten Sie sich als Benutzer selbst registireren: Melden Sie sich ab. Sie landen und auf dem Login Screen:

• Klicken Sie auf "Jetzt Registrieren" Link unter den Eingabefeldern
• Nun erscheint das Account Formular für die Registrierung.

Bitte beachten Sie dass falls sie auf dem selben Wiki Server schon ein Account haben, kein neues Account anlegen müssen. Bei Nuveon laufen beispielsweise alle www.nuveon.de/xxx Wiki Kontexte unter dem selben Server und damit müssen Sie ein Account nicht nochmals einrichten.

Tragen Sie nun nach den oben genannten Konventionen die Daten ein

• Login Name mmeier (klein, 1.Buchstabe Vorname, Nachname)
• Passwort: Ein generisches Passwort, dass der Benutzer später ändern soll
• Wiki Name MaxMeier (Vorname Nachname ohne Leerzeichne = CamelCase)
• email: Für die "Passwort Vergessen" Funktion

Beim Passwort vergeben Sie ein generisches Passwort, z.B. "dummy345", dass der Benutzer später ändern soll. Ein Benutzer kann dieses Passwort dann über sein Profil abspeichern.

Bitte tragen Sie unbedingt eine E-Mail Adresse ein, damit sich der Benutzer ein neues Passwort zuschicken lassen kann, falls er es vergessen hat. Auch ein Admin kann ein vergessenes Passwort nicht herausfinden, da diese auf dem Server verschlüsselt hinterlegt werden. Ihnen bleibt als Admin dann nichts anderes übrig als das Account zu löschen.

Nun speichern Sie das Profil ab. Anschließend sollten Sie automatisch als derjenige Benutzer eingeloggt sein und Zugriff haben. Nun können Sie dem Benutzer eine E-Mail schreiben, und sicher sein, dass alles Funktionieren wird. Falls Sie "forbidden" erhalten, checken Sie nochmals:

• Stimmt der vergebene Wiki Name mit dem vergebenen Roollennamen exakt überein (auf groß/kleinschreibung und Leerzeichen achten!)
• Wurde der Benutzer evtl. unter dem Selben Wiki oder Loginnamen schon einmal angelegt? Checken Sie die users.xml. Falls ja sollte der Benutzer sein Passwort kennen. Er kann sich, falls er sein Passwort vergessen hat, dieses über "Passwort Vergessen" Link im Login Screen zuschicken lassen.

Account Formular Pfofil ausfüllen

Nun können Sie dem Benutzer eine Benachrichtigungs E-Mail zukommen lassen.

Mail verschicken#

E-Mail Vorlage für die Benachrichtigung

Hallo Herr Max Meier,

anbei erhalten Sie Zugang zum Projekt Wiki. Sie finden es unter

https://www.unsereurl.de/projektname

Login : mmeier
Passwort : uioy187t

Sie können das Passwort unter "Profil" ändern.
Bitte ändern Sie aus Sicherheitsgründen unbedingt ihr Passwort!

Viele Grüße 

Wiki Schulungen vorbereiten#

Lasse Sie sich eine Liste mit Benutzern (Vor- und Nachname) sowie E-Mail (unbedingt notwendig) damit Sie die Schritte für die Teilnehmer im vorraus vornehmen können. Am besten im Format dass sie sofort für die Mitarbeiter Seite auf dem Wiki nutzen können.

* [[Vorname Nachname]] vorname.nachname@company.com
* ...

In einer Schulung in der alle Teilnehmer dasselbe Wiki nutzen, ist das editieren im Sandkasten nicht sinnvoll. Es würde ständig editierkonflikte geben. Bitten sie die Teilnehmer, die Seite mit ihrem Namen (wird im cciServer im Linken Menü oben angezeigt) zu nutzen, um das editieren zu testen. Der Name ist der "WikiName" den Sie im Login vergeben haben.

Troubleshooting#

Q: Max Meier hat wie gerade telefonisch mitgeteilt sein Passwort vergessen. Klappte leider nicht mit dem Neuanlegen vom Max Meir. Trotz vorigen Entnehmens aus der Editorenliste kommt entweder "mmeier is already taken" beim Ändern oder "couldn't sent email" beim Resetversuch. Bitte teile Max Meier schnellstmöglich sein Passwort mit oder setze ein Neues, vielen Dank. Er ist wieder in der Editorenliste jetzt drin.

--User

"mmeier is already taken" bedeutet das der Benutzername schon angelegt wurde. Klappt das anlegen nicht muss ein neuer Benutzername vergeben werden oder der Admin muss den Benutzer löschen, was bei der Standard Userdatenbank jedoch etwas dauern kann. Es empfielt sich daher bei dringenden Fällen den benutzer mit Login "mmeier2" und Wikinamen "MaxMeier2" anzulegen (das auch der WikiName eindeutig sein muss). Bitte nicht Vergessen MaxMeier2 als Name wie oben beschrieben in die Editorenliste mit aufzunehmen (Autorisierung)

"couldn't sent email" bedeutet dass das Wiki für die Versendung von E-Mails nicht richtig konfiguriert wurde. Der Administrator muss in den Logfiles den Grund dafür feststellen und den Fehler beheben.