Die E-Mail dient dem einfachen Kommunikationsaustausch zwischen zwei oder mehreren Personen. Häufig wird die E-Mail als kollaboratives Werkzeug und zum Wissensaustausch verwendet. Um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten bzw. alle beteiligten Personen auf dem neusten Stand zu halten, erhalten alle Personen Kopien sowohl relevanter als auch aller übrigen Nachrichten und werden zudem zusätzlich in E-Mail-Listen eingetragen. Oder aber es wird vergessen, die E-Mail mit wichtigen Informationen an alle zu versenden, so dass die Kommunikation doch nur zwischen den zwei Personen stattfindet, so dass die übrigen Beteiligten nicht auf dem laufenden gehalten werden und ihnen die Information nicht zu kommt. Im Posteingang häufen sich sodann alle E-Mails der beschriebenen Kommunikationsmethoden und tragen zur Unübersichtlichkeit bei, wenn sie nicht sortiert werden. Insofern müssen E-Mails thematisch abgelegt werden, wobei es zu Problemen kommen kann, wenn eine E-Mail in mehrere Kategorien fällt (Objektorientierung). So muss wieder eine Kopie erstellt werden, um entsprechende Themenbereiche abzudecken,wobei gleichzeitig eine Redundanz entsteht.
Allerdings wird die E-Mail heutzutage immer noch am häufigsten in Unternehmen als Kommunikationsmedium verwendet, obwohl sie eher der «one-to-one» Kommunikation dient. Auch wenn E-Mails thematisch geordnet wurden, wird die Suche nach einer bestimmten Information oder Wissen dadurch erschwert, dass entsprechende Suchfunktion nicht vorhanden ist. Zwar kann nach Absendern oder Themen gesucht werden, aber sind mehrere E-Mails des gleichen Absenders vorhanden, müssen alle manuell durchsucht werden.
Vergleicht man die E-Mail mit einem Wiki, so werden einige Vorteile ersichtlich. Zunächst gewährleistet ein Wiki jedem die gleiche Information, welche jederzeit und an jeder Ort (wenn webbasiert) vorhanden ist. Zwar können auch Redundanzen entstehen, aber die lassen sich vermeiden, wenn darauf geachtet wird, ob bereits Links zu bestimmten Themen vorhanden sind. Das lässt sich einfach mit der Suchfunktion herausfinden, welche wieder ein großer Vorteil gegenüber der E-Mail ist, da dort auf der Suche nach einem bestimmten Anliegen im schlimmsten Falle zahlreiche E-Mails durchgesucht werdem müssen.
Todo: Hier sollte eine Grafik rein die das demonstriert. Interview mit 10 Järigen: - Emails sind veraltet.